Groupe OLAM
OLAM est une multinationale singapourienne leader du secteur agroalimentaire. Le groupe fournit plus de 23 000 clients dans 70 pays en nourriture et matières premières industrielles. Le groupe Olam s’impose en leader dans plusieurs secteurs avec sa base de 62 500 employés. Actuellement, le groupe couvre 5 segments : noix comestibles ; épices et ingrédients végétaux ; confiserie et ingrédients pour boisson ; denrées alimentaires de bases et emballées ; matières premières industrielles et services financiers.
Etant donné la taille du groupe, le choix d’un système de gestion du temps de travail fiable et performant était primordial. Ainsi, après un processus de sélection minutieux en 2013, le groupe OLAM a choisi d’implémenter la solution Horio Web en version pilote pour sa filiale au Gabon. Cette décision finale s’est basée sur la flexibilité et la capacité d’adaptation de notre solution. Le succès de ce projet a convaincu le groupe OLAM de l’étendre sur leur filiale au Congo.
Pourquoi SYNEL UK ?
Regroupant à la fois la gestion de temps du travail et le contrôle d’accès, le système Horio Web de Synel a prouvé être idéal pour l’entreprise Olam. Notre solution a pu s’adapter et répondre aux demandes particulières du groupe telles que la création de rapports personnalisés et l’intégration de programmes déjà utilisé par le groupe (i.e. : Sage et Delta). Par ailleurs, l’expérience de Synel ainsi que sa présence en Afrique via son partenaire SOS Electronic’s ont joué un rôle crucial dans la décision finale.
Le challenge
Synel a su apporter une solution biométrique prenant en charge plus de 7500 employés répartis sur 4 sites différents.
Répondre aux conditions techniques imposées par le groupe fut le premier défi surmonté par Synel :
- Evolutif : gérer le nombre grandissant du personnel de l’entreprise
- Flexibilité : rédiger des rapports spécifiques et personnalisés correspondant aux différents types d’utilisation
- Résistance : pour une utilisation extérieure et intérieure, le matériel doit pouvoir résister aux conditions climatiques rigoureuses
- Sécurisé : utilisation d’un scanner palmaire biométrique pour l’authentification des employés.
Description du projet
Des résultats extraordinaires requièrent des solutions extraordinaires. La base salariale du groupe au Gabon a augmenté de 1000 à 2500 employés de 2011 à 2012 pour atteindre aujourd’hui plus de 8000 employés. Une majeure partie travaille dans des plantations situées loin de la ville, souvent dépourvues d’électricité ou de bureaux. La gestion du nombre croissant d’employés du groupe a été l’un des défis majeurs de ce projet, parmi eux :
- Connaitre le nombre exact des personnes présentes
- Conserver des rapports détaillés des heures travaillées, incluant les heures supplémentaires
- Calculer le coût de la main d’œuvre allouée aux diverses activités
- Repérer les emplois fictifs, double paiement ou sur paiement, paiement des heures supplémentaires et problèmes liés aux calculs
- Eviter les conflits salariaux.
Des solutions biométriques résistantes (lecteurs palmaires) ont été choisies pour supporter les conditions de travail et l’environnement rigoureux d’une plantation.
Le projet a débuté sur la plantation d’Awala, regroupant plus de 900 employés.
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Synel a réalisé une installation en 3 phases avec son partenaire local SoS Electronic’s :
Phase 1 : Installation et implémentation du logiciel.
Puisque la connexion internet entre les sites n’était pas fiable, Olam Gabon a opté pour une installation sur serveur local pour ses 5 sites. Egalement, une intégration du logiciel Sage a été implémentée.
Phase 2 : Installation et implémentation du matériel.
Synel a dû surmonter deux défis majeurs : la sécurité et la résistance du matériel. La plupart des employés travaillant dans les plantations ont bien souvent les mains abimées par le travail rendant l’identification difficile. Le choix s’est donc porté sur un lecteur biométrique palmaire robuste (IR). L’installation a été gérée par SoS Electronic’s.
Phase 3 : Formation des différents utilisateurs sur l’utilisation du logiciel et du matériel.
Bénéfice du projet
- Un système de gestion des informations fiable permettant d’éditer des rapports pour un effectif supérieur à 8000 employés.
- Détail des jours de présence et calcul des heures supplémentaires directement sur la feuille de paye.
- Rapport des emplois fictifs.
- Intégration avec le logiciel SAGE
- Amélioration de la productivité et gain de temps pour le responsable dans sa gestion quotidienne du personnel.
a. Un système uniformisé pour tous les sites
b. Un système efficace prenant en charge la croissance attendue de la main d’œuvre (+15000 d’ici 2017/2018)
Le bilan
L’installation du système sur le site Olam Gabon a donné l’opportunité à Synel et SOS Electronic’s d’implémenter HorioWeb sur d’autres sites Olam, mais aussi dans d’autres entreprises africaines.Olam Congo a ainsi installé le module gestion du temps de travail d’HorioWeb et se prépare à déployer notre module de contrôle d’accès sur l’un de ses sites.
Olam Gabon et Olam Congo profitent maintenant des avantages d’Horio Web : enregistrement des présences ; intégration de leur solution de gestion de paie et bientôt intégration du module de contrôle d’accès. Ces avantages se traduisent par un gain d’efficacité, une réduction des processus administratifs ainsi qu’une prise de responsabilité des employés sur le management de leur temps.
« C’est un outil informatique proactif implémenté pour gérer un grand nombre d’employé et améliorer l’efficacité du management et du contrôle des coûts. Le succès de l’implémentation de ce projet dans un cours laps de temps indique l’esprit d’équipe existant entre les équipes techniques, financières et de management de la plantation. Bravo à Vinod et à son équipe. »
Directeur de la plantation Olam Gabon
Temps d’implémentation du projet : 36 mois et plus encore …
