Blog Synel UK, Directeurs des Ressources Humaines | 13 juillet 2018

De plus en plus d’entreprises à travers le monde cherchent à augmenter leurs bénéfices en gérant mieux leurs ressources disponibles, afin de mieux exécuter leurs tâches et opérations quotidiennes. Un système automatisé de gestion de temps est l’un des nombreux outils à la disposition des employeurs pour concevoir, créer et mettre en œuvre un modèle commercial efficace et rentable qui optimise le potentiel des employés. Quelques-uns des nombreux avantages associés sont décrits ci-dessous.

1. Précision L’erreur est humaine, et le temps passé par les employés de bureau pour les procédures administratives laisse amplement la place pour des erreurs. Le fait d’avoir un système automatisé de gestion du temps sur le lieu de travail garantit exactitude et précision. Les ordinateurs excellent dans les tâches impliquant des nombres importants et des calculs compliqués, libérant ainsi beaucoup de temps pour les employés pendant les heures de travail. Il n’est donc pas surprenant que de nombreuses entreprises, en particulier celles qui comptent un grand nombre d’employés, réalisent des économies considérables sur les dépenses de masse salariale annuelles lorsqu’un système de gestion des temps efficace et automatisé est mis en place.
2. Gestion des ressources Allouer des ressources humaines pour calculer le nombre d’heures travaillées par les employés est un processus fastidieux, sans parler d’une charge énorme sur le temps et l’énergie de l’employé. Par exemple, un système de gestion des temps permet aux organisations de rationaliser de manière transparente des procédures banales telles que comptabiliser les heures de travail des employés, leur heure de départ et même le temps consacré aux différentes tâches, déjeuners, etc.
3. Conformité Les entreprises sont censées se conformer aux mandats réglementaires établis par les autorités compétentes pour se conformer aux lois du travail pertinentes et à d’autres facteurs juridiquement contraignants. Un système automatisé de gestion des heures et des présences aide une organisation à aligner ses pratiques commerciales sur les réglementations en vigueur et à rester ainsi du bon côté de la loi.
4. Satisfaction et productivité des employés Une procédure simplifiée et automatisée de pointage constitue un excellent moyen de simplifier les opérations quotidiennes, ce qui entraîne une augmentation de la productivité et de la satisfaction des employés. Les modalités de travail flexibles deviennent plus facilement réalisables, en particulier dans les organisations composées de travailleurs a distance, de salariés à temps partiel et de salariés à temps plein, qui passent beaucoup de temps à se déplacer. Les multiples options de suivi, telles que les données biométriques et la participation basée sur GPS avec des applications mobiles, permettent aux employés de travailler efficacement même en déplacement permanent. Cela améliore à son tour la qualité globale des services rendus.
5. Flexibilité Les systèmes d’assiduité sur support papier peuvent être utiles dans les entreprises ayant un petit effectif, mais peuvent s’avérer désastreux si les entreprises cherchent à étendre leurs opérations et à prendre de l’expansion et à se renforcer. D’autre part, les systèmes automatisés peuvent évoluer avec l’organisation au fil du temps, à mesure qu’augmente le nombre d’employés. De plus, de nouvelles fonctionnalités peuvent être facilement intégrées au système par le biais de mises à jour de version régulières pour des méthodes de suivi des données améliorées. Ces fonctionnalités peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Les données peuvent être utilisées pour analyser des modèles et des tendances permettant à la direction de prendre des décisions.
6. Sensibilisation accrue des employés Un logiciel automatisé de temps et d’assiduité permet aux employés d’accéder aux détails de leur présence tels qu’ils sont enregistrés par le système et de suivre le temps qu’ils consacrent aux différentes tâches qui leur sont assignées au travail. Cela leur permet de mieux gérer leur temps en hiérarchisant leurs différents rôles et responsabilités. Cela permet également un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Par exemple, les employés peuvent suivre le nombre de jours de congé dont ils disposent, mieux planifier leurs jours de congé et minimiser les absences imprévues au travail.
7. Système centralisé Un système automatisé de gestion du temps permet aux entreprises et aux organisations, en particulier celles ayant une présence mondiale et des bureaux répartis dans plusieurs zones géographiques, de mettre en œuvre un système de pointage standardisé à suivre par tous les employés. Cela crée à son tour une base de données centralisée, ce qui assure la cohérence de toutes les informations collectées.
8. Réduction de la paperasserie Les entreprises peuvent considérablement réduire leurs dépenses en coûts d’impression, en papier et autres articles liés à la papeterie, lorsqu’elles remplacent une procédure de pointage manuel par un système de pointage automatisé et sans papier.
9. Sécurité La protection des données et la confidentialité revêtent une importance primordiale pour toute entreprise. Les solutions logicielles de gestion des présences Synel reposent sur des systèmes sécurisés dotés d’architectures robustes qui garantissent un haut niveau de sécurité lors du traitement des données confidentielles des employés. Comme la solution est hébergée sur le cloud, la société économise sur des serveurs et du matériel coûteux sur son site.
10. Technologie basée sur le cloud Un système de gestion de temps basé sur le Web est extrêmement rentable et offre des avantages supplémentaires, tels que des coûts initiaux faibles, des frais de maintenance continue minimaux et une configuration sécurisée accessible dans le monde entier. En outre, ce type de système permet aux entreprises de ne plus avoir besoin de personnel de support informatique interne, car toutes les données sont conservées sur une plate-forme en ligne accessible à partir de tout appareil compatible Web. Alors que de nombreuses entreprises s’accrochent encore à un ancien système de gestion manuelle des registres de présence, les systèmes automatisés sont une réalité grandissante de plus en plus courante… et efficace à tous points de vue !

Discutez avec notre équipe de la mise en place d’un système de gestion de temps qui convienne à votre organisation.